Diario Oficial 46.894
6 de febrero de 2008
(enero 18)
por la cual se modifican parcialmente las Resoluciones números 0812 y 3221 de 2007.

El Ministro de la Protección Social, en ejercicio de sus facultades, en especial de las conferidas en los artículos 173 numeral 7 de la Ley 100 de 1993, 42 numeral 42.6 de la Ley 715 de 2001, 5º del Decreto - Ley 1281 de 2002 y 2º numerales 10 y 15 del Decreto 205 de 2003, y

CONSIDERANDO:
Que el artículo 4º de la Resolución número 0812 del 21 de marzo de 2007, estableció los tiempos para la entrega de Archivos Maestro de Ingreso y Novedades de Actualización, por parte de las Entidades Promotoras de Salud - EPS, Entidades Obligadas a Compensar – EOC, las Direcciones Departamentales y el Distrito Capital, así como la entrega de los resultados de las validaciones por parte del Administrador Fiduciario de los Recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía – Fosyga;

Que el parágrafo 1º del artículo 2º de la Resolución número 3221 del 12 de septiembre de 2007, establece los tiempos de entrega del archivo EARC por parte del Administrador Fiduciario de los Recursos del Fosyga, como también la respuesta a los mismos por parte de las Entidades Promotoras de Salud, archivo RARC;

Que debido al volumen de novedades de actualización de la BDUA, es indispensable que los resultados de este proceso sean entregados a las EPS y EOC de tal manera que estas dispongan con anterioridad de la información necesaria para reportar los archivos requeridos en el proceso de compensación;
Que se debe disponer de tiempo previo a la compensación de cada período por parte del Consorcio, para que realice el proceso de actualización en la BDUA de los afiliados que no han sido presentados a la misma en los últimos cuatro (4) meses, a los cuales hayan respondido las EPS y EOC en los archivos RARC;

RESUELVE:
Artículo 1°. Modificar parcialmente el artículo 4º de la Resolución número 0812 de 2007, el cual quedará así:
“Artículo 4°. Conformación y actualización de la Base de Datos Unica de Afiliados (BDUA). El Administrador Fiduciario del Fosyga recibirá la información, consolidará y administrará la Base de Datos Unica de Afiliados (BDUA) al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) y al sector salud, incluyendo la información de los regímenes exceptuados de este, en los términos indicados a continuación:

Entrega de Archivos Maestro de Ingreso y Novedades de Actualización
El Administrador Fiduciario del Fosyga recibirá un archivo Maestro de Ingreso y un archivo de novedades de actualización por cada Entidad, en la estructura definida en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución, de acuerdo con el calendario que establezca y en los horarios con él acordados y los validará, teniendo en cuenta el siguiente orden: en primer lugar, los archivos recibidos por Novedades de Actualización y segundo, los archivos Maestro de Ingreso.
Esta información deberá ser remitida así:

a) En el régimen contributivo, las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y Entidades Obligadas a Compensar (EOC) la reportarán, dentro los siete (7) primeros días hábiles de cada mes, además, podrán efectuar una segunda entrega el décimo tercer día (13) hábil de cada mes;

b) En el Régimen Subsidiado, las Direcciones Departamentales de Salud y el Distrito Capital la reportarán, dentro de los siete (7) primeros días hábiles de cada mes, con corte al último día del mes inmediatamente anterior;

c) Las Entidades administradoras de Planes Adicionales de Salud y entidades de régimen especial y de excepción, la reportarán dentro de los siete (7) primeros días hábiles de los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada año, con corte al último día del mes inmediatamente anterior.

Entrega de Resultados de Validación de Archivos Maestro de Ingreso y Novedades de Actualización
El Administrador Fiduciario del Fosyga validará la información entregada por las entidades obligadas a reportar y procederá a enviar los resultados a todas las EPS, EOC, Direcciones Departamentales y al Distrito Capital de la siguiente manera:

a) En el régimen contributivo, el noveno (9) día hábil de cada mes, el resultado de la información entregada el séptimo (7) día hábil del mismo mes; y el décimo quinto (15) día hábil de cada mes, el resultado de la información entregada el décimo tercer (13) día hábil del mismo mes;

b) En el régimen subsidiado, el noveno (9) día hábil de cada mes, el resultado de la información entregada el séptimo (7) día hábil del mismo mes. Este resultado también se copiará en el sitio FTP destinado para tal fin y copia de este resultado se enviará al Ministerio de la Protección Social;

c) Las Entidades Administradoras de Planes Adicionales de Salud y entidades de régimen especial y de excepción, el noveno (9) día hábil del mes en que reportó la información, el resultado de la información entregada el séptimo (7) día hábil del respectivo mes.

Flujo de información dentro del Régimen Subsidiado para la remisión de Archivos Maestro de Ingreso y Novedades de Actualización
Las entidades promotoras de salud del régimen subsidiado, entregarán mensualmente al municipio o distrito, el archivo de novedades de sus afiliados dentro de los primeros diez (10) días calendario de dicho mes y los municipios remitirán durante los diez (10) días calendario siguientes los archivos de novedades a los departamentos, quienes consolidarán y validarán la información correspondiente a su jurisdicción y remitirán el consolidado de novedades dentro de los términos establecidos en el presente artículo.

Parágrafo 1°. En ningún caso, se recibirán archivos Maestro de Ingreso y de Novedades de Actualización después de la fecha y hora que se establezcan para tal fin.
Parágrafo 2°. Cuando por motivos de alteración en el orden público u otras causas, un municipio no tenga la capacidad para generar y consolidar la información prevista en la presente resolución, ni para realizar las validaciones correspondientes, las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado deberán remitir, con la periodicidad establecida para el reporte al municipio, la información de su población afiliada directamente al departamento respectivo, previa autorización de la autoridad municipal, quien deberá informar tal circunstancia al responsable del manejo de la información en el departamento”.

Artículo 2°. Modificar parcialmente el artículo 2º de la Resolución número 3221 de 2007, el cual quedará así:
“Artículo 2°. El Administrador de la Base de Datos Unica de Afiliados - BDUA, antes del primer proceso de compensación de cada mes procederá a actualizar en la BDUA con base en la información reportada por las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y demás Entidades Obligadas a Compensar - EOC, el estado de afiliación a “Desafiliado” de aquellos afiliados (cotizantes, beneficiarios, adicionales) del régimen contributivo, que lleven mínimo cuatro (4) meses consecutivos sin haber sido presentados en el proceso de compensación y/o en el reporte de saldos no compensados. La fecha que se aplicará para la desafiliación será el último día del último período de cotización presentado en compensación o en saldos no compensados anterior a los cuatro (4) meses mencionados.

Parágrafo 1°. Para adelantar el cambio del estado de la afiliación de los afiliados al estado “Desafiliado” se surtirá el siguiente procedimiento:
a) El Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga deberá remitir el Archivo EARC descrito en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución, a las EPS y EOC del Régimen Contributivo, el segundo (2°) día hábil del mes, con los resultados obtenidos en el segundo proceso de compensación del mes inmediatamente anterior;
b) Una vez recibido el Archivo EARC por cada una de las entidades, estas deberán a más tardar el quinto (5°) día hábil del mes en que recibió la información, remitir al Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga, el Archivo RARC, descrito en el Anexo Técnico. De no ser enviado este archivo dentro del término establecido, se procederá al cambio de estado de la totalidad de afiliados reportados. Se entienden por no enviados también, los registros correspondientes a los afiliados que no puedan ser leídos del medio magnético.

Parágrafo 2°. Las Entidades Promotoras de Salud – EPS del Régimen Contributivo y demás Entidades Obligadas a Compensar - EOC, son responsables de comunicar mediante correo certificado al cotizante sobre la desafiliación de conformidad con lo establecido en el Decreto 1703 de 2002, sin perjuicio de la responsabilidad que tienen ante los afiliados y entes de control y vigilancia por las consecuencias que se derivan de la actualización que el Fosyga adelanta a través del Administrador Fiduciario con base en la información reportada”.

Artículo 3°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica parcialmente los artículos 4º y 2º de las Resoluciones números 0812 y 3221 de 2007, respectivamente.

Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 18 de enero de 2008.
El Ministro de la Protección Social,
Diego Palacio Betancourt.
(C. F.)